Krytyka przełożonego, czyli czy i jak przekazywać krytyczne uwagi własnemu szefowi
2004-07-01
Personel i Zarządzanie
Katarzyna Kloskowska-Kustosz
"Współpraca z moim szefem nie układa mi się najlepiej. Czuję się niedoceniany, niedoinformowany, szef często ma do mnie pretensje o rzeczy i sprawy, na które wcale się ze mną nie umawiał, zleca mi często zadania „na wczoraj”. Mam tego serdecznie dość. W porywach złości myślę już o rzuceniu pracy, ale obecnie o dobrą pracę tak trudno, a projekty, które realizuję, bywają naprawdę interesujące... Czuję się coraz bardziej sfrustrowany i często mam ochotę mu po prostu wygarnąć, ale nie wiem, jak on zareaguje na taką krytykę..."
Na czym polega trudność
Większość z nas ma negatywne doświadczenia z krytyką – zarówno z jej przekazywaniem, jak i przyjmowaniem. Często odbieramy ją jako atak na siebie, w odpowiedzi broniąc się lub atakując. Z drugiej strony wszyscy jako menedżerowie zdajemy sobie sprawę z ogromnego znaczenia konstruktywnych, krytycznych informacji zwrotnych.
Zdajemy sobie sprawę, że to okazja do nauki i silne narzędzie motywacyjne, a jednocześnie wprowadzamy je w życie z pewnymi oporami. Jako krytykowani mamy kłopot ze słuchaniem bez przerywania, z konstruktywnym reagowaniem, gdy czujemy się zaatakowani, mamy kłopot z uznaniem cudzych racji i podjęciem działań dotyczących zmiany własnych zachowań. Jako krytykujący możemy mieć trudności z wyborem pomiędzy pozostawieniem rozmówcy swobody w rozwiązywaniu problemu a wydaniem mu szczegółowych poleceń, z przekazywaniem krytyki z szacunkiem i chęcią służenia pomocą, z mądrym reagowaniem na wypowiedzi naszego rozmówcy dotyczące naszych uwag... Sytuacja dodatkowo komplikuje się, gdy szykujemy się do krytyki szefa...Warto? Nie warto? Jakie będą konsekwencje? Jak to zrobić, by nie narazić się szefowi? Czy w ogóle warto ryzykować? Pytania często w tej sytuacji same się mnożą...
O czym zatem warto pamiętać
Na początek warto przyjrzeć się, czym są konstruktywne uwagi krytyczne.
Konstruktywne, krytyczne uwagi to informacje, które sygnalizują obecność jakiegoś problemu lub możliwość jego zaistnienia. Nie oznaczają rozwiązania problemu, ale otwierają drzwi, które mogą prowadzić do takiego rozwiązania i dalszych działań. Ich skuteczność zawsze zależy od tego, czy obie strony darzą się wzajemnym szacunkiem i czy chcą zmienić swoje zachowanie.
Bez wątpienia opisana wyżej sytuacja stanowi problem. Pytanie: czy konstruktywna krytyka otworzy drzwi do jego rozwiązania?
Oceń sytuację
Na początek dokładnie przeanalizuj sytuację, w której się znalazłeś. Przed przystąpieniem do rozmowy z szefem określ priorytety w danej sytuacji. Oceń koszty nie przekazania krytycznych uwag w porównaniu z dyskomfortem lub ryzykiem wynikającym z ich przekazania. Jeśli to tylko możliwe dowiedz się, jak Twój szef zazwyczaj reaguje na przekazywaną mu krytykę. Oceń, na ile prawdopodobne jest, że spotkasz się z przychylną reakcją oraz na ile Ty sam potrafisz radzić sobie z negatywnymi reakcjami. Jeśli po zastanowieniu rzeczywiście dojdziesz do wniosku, że krytyka szefa może narazić w jakiś sposób Twoją karierę zawodową – NIE PRZEKAZUJ KRYTYCZNYCH INFORMACJI! Szczerze jednak odpowiedz sobie na pytanie, czy nie wyciągasz zbyt pochopnych wniosków co do konsekwencji rozmowy. Czasami mamy tendencję do wyolbrzymiania konsekwencji, aby uniknąć wejścia w nieprzyjemne dla nas sytuacje i ...samemu sobie znaleźć usprawiedliwienie dla niepodejmowania działań.
Rada
Zdaję sobie sprawę, że trudno w takich sytuacjach o obiektywizm. Jesteś pod wpływem silnych emocji negatywnych. Dużo w Tobie złości, frustracji i żalu. W takich sytuacjach niezastąpiona może być rozmowa z kimś Ci życzliwym, kto, patrząc z boku, może dostrzec więcej niż Ty i być może rzuci nowe światło na sytuację, w której się znalazłeś.
Przygotuj się dobrze do rozmowy
Po pierwsze, określ najlepszy czas przekazania informacji krytycznych. Unikaj sytuacji, w których obecne są inne osoby lub Twój rozmówca jest bardzo zajęty, zmęczony lub zdenerwowany.
Po drugie, upewnij się, czy dobrze pamiętasz wszystkie fakty, na które chcesz się powołać przedstawiając krytyczne uwagi. Zaplanuj dokładnie swoją wypowiedź, w razie potrzeby przećwicz ją...i wyobraź sobie, że w czasie przekazywania uwag krytycznych swojemu szefowi zachowujesz spokój i obiektywizm.
Potraktuj tę sytuacje jako okazję do nauki
Przekaż swoje uwagi najlepiej jak potrafisz. Opieraj się na konkretach – mów o zachowaniach, czynnościach i wypowiedziach, a nie o osobie. To zmniejszy ryzyko oporu ze strony Twojego rozmówcy. Nie przedstawiaj całej listy zażaleń – skoncentruj się na dwóch, trzech najistotniejszych dla Ciebie sprawach. Uważnie wysłuchaj wypowiedzi rozmówcy i weź pod uwagę wszelkie nowe informacje lub opinie, z którymi się spotkasz.
Nawet wzorcowe zastosowanie wszelkich wskazówek, dotyczących przekazywania krytycznych informacji, nie da Ci oczywiście gwarancji, że Twój rozmówca zachowa się mądrze i konstruktywnie, jednakże Ty sam możesz podjąć świadomy wysiłek, by potraktować tę sytuację jako okazję do nauczenia się czegoś, co będziesz mógł wykorzystać w podobnej sytuacji w przyszłości.
Okaż swoją gotowość omówienia i wprowadzenia w życie nowych rozwiązań
Wielu szefów wyznaje wobec swoich pracowników zasadę: "Nie przychodźcie do mnie z problemami. Przychodźcie z rozwiązaniami."
Jeśli zatem widzisz rozwiązanie, które pozwoliłoby wyeliminować dotychczasowe błędy – przedstaw je koniecznie. Zacznij od tego, co Ty sam możesz w tej sytuacji zrobić. Zwiększy to Twoją szansę na postrzeganie Ciebie jako osoby, która potrafi rozwiązywać problemy i nie boi się stawiać im czoła. I wreszcie bardzo ważna zasada – zamiast wracać do dawnych błędów, skoncentruj się na usprawnianiu pracy w teraźniejszości i przyszłości. Wbrew powszechnym opiniom wielu szefów bardzo ceni sobie takie otwarte przedstawienie sprawy, jeśli tylko dostrzeże, że Twoją intencją jest rzeczywiście chęć wprowadzenia pozytywnych zmian, a nie tylko chęć krytyki i rewanżu za wyrządzone straty.
Taka rozmowa to
z pewnością wyzwanie, które może jednak zaowocować
pozytywnymi zmianami. Życzę wszystkim, by sprostał mu również
szef.