Zmiana w organizacji, czyli jak przekazać pracownikom trudne decyzje

2004-05-01

Personel i zarządzanie

Katarzyna Kloskowska-Kustosz

„Jako zarząd firmy podjęliśmy niedawno decyzję o restrukturyzacji firmy. Pociąga ona za sobą szereg bardzo poważnych zmian, związanych z nowymi zasadami, procedurami, zmianami procesu pracy, wprowadzeniem nowych obowiązków.... Za dwa tygodnie mamy firmowe spotkanie, w czasie którego mam przekazać pracownikom informacje o wprowadzaniu nowych zmian. Obawiam się negatywnych reakcji. Jak poprowadzić takie spotkanie, by zminimalizować negatywne reakcje pracowników?"

Aby dostosować się do trendów i wymagań współczesnego rynku, organizacje muszą podlegać ciągłym zmianom. Ciągła transformacja stała się stałym elementem naszej rzeczywistości, a w najlepszych organizacjach oczekuje się od pracowników, by podejmowali inicjatywę i znajdowali się na pierwszej linii zmian.

NA CZYM POLEGA TRUDNOŚĆ / REAKCJE WOBEC ZMIANY

Zmiana w organizacji może dezorientować, często nawet przytłaczać, a przystosowanie się do nowych okoliczności i wymagań staje się prawdziwym wyzwaniem.
Zmiana przynosi niepewność i powoduje, że ludzie przybierają różne postawy wobec zmian. Wśród najczęściej spotykanych postaw możemy wyróżnić z pewnością POSTAWĘ KRYTYKA. To osoba, która będzie szukać potencjalnych przyczyn niepowodzeń, kwestionuje sens i konieczność zmian, nie dostrzega pozytywnych efektów zmian. Część osób przybiera POSTAWĘ OFIARY, oporując biernie wobec wprowadzanej zmiany. To osoby, które będą odczuwać gniew, czasami obezwładniający smutek, często, mimo że zmiana została już wprowadzona, wracają one do starych sposobów działania, izolują się, niechętnie rozmawiają na ten temat. Jeszcze inni stają się BIERNYMI OBSERWATORAMI. Stoją z boku, unikając angażowania się, czekają na to, co zrobią inni, czekają na decyzję, czasami z nadzieją, że jeśli będą stać z boku, zmiany ich nie obejmą.
I wreszcie znajdą się w organizacji osoby, które dostrzegą w zmianie szansę, będą aktywnie szukać sposobów wprowadzenia usprawnień, ograniczenia negatywnych reakcji, będą szukać i oferować wsparcie. To grupa NAWIGATORÓW, tak bardzo pożądanych w każdej organizacji.

JAK PRZEPROWADZIĆ LUDZI PRZEZ ZMIANĘ

1. PRZYJRZYJ SIĘ WŁASNEJ REAKCJI

Zanim przystąpisz do przygotowania spotkania spędź parę chwil z samym sobą. Zastanów się, jaka była Twoja pierwsza reakcja, w momencie pojawienia się pomysłu restrukturyzacji. Jak się ona zmieniała w trakcie rozmów? Co wpływało na Twoje odczucia i przemyślenia w trakcie rozmów i w trakcie procesu podejmowania decyzji? Ważne, byś nic przed sobą nie ukrywał. Możesz zapisać na kartce własne przemyślenia, dotyczące, z jednej strony, tego, co Ci się podoba w zmianie, z drugiej, własne lęki i zastrzeżenia, to, co może być trudne, do czego trzeba będzie się przyzwyczaić... Twoja refleksja będzie dla Ciebie punktem wyjścia do zrozumienia reakcji innych. Najprawdopodobniej Twoi pracownicy przeżywać będą różne, być może podobne do Twoich, rozterki. Sprawdź, czy Ty sam jesteś do zmiany w pełni przekonany. Pamiętaj, że nie da się doprowadzić innych dalej, niż się samemu zaszło. Pamiętaj też o tym, że Ty miałeś dużo czasu z oswojeniem się z myślą o zmianach, a Twoi ludzie usłyszą o zmianie po raz pierwszy.

2. OCEŃ WPŁYW ZMIANY

Zanim przystąpisz do przygotowania spotkania z pracownikami zastanów się na kogo, i w jaki sposób ona wpłynie. Weź pod uwagę wszystkie stanowiska pracy, ale również dostawców i klientów. Da Ci to możliwość przeprowadzenia konkretnych rozmów z Twoimi ludźmi. Będziesz mógł również określić potencjalne przeszkody i jeśli zajdzie taka konieczność, wprowadzić niezbędne korekty. Jeśli stwierdzisz, że brak Ci w tej fazie przygotowań informacji potrzebnych do określenia wpływu zmiany na Twoich ludzi, porozmawiaj z osobami, do których masz zaufanie, i które mogą Ci pomóc w zdobyciu informacji. Określ najczęstsze pytania, które mogą pojawić się w związku ze zmianą i potencjalne zastrzeżenia. Zastanów się, jak na nie odpowiedzieć. Zastanów się, jakich informacji potrzebują ludzie, by nie obawiać się zmiany i poradzić sobie z nią konstruktywnie.

3. PRZEDSTAW ZMIANY

Twoje zadanie polega na jasnym i precyzyjnym przedstawieniu zmian, przed którymi stoją ludzie i organizacja. Mów wprost i otwarcie o celach, oczekiwaniach, konsekwencjach wprowadzenia zmiany, podaj powody jej wprowadzenia. Jeśli teraz pominiesz jakieś ważne a trudne kwestie, wrócą one do Ciebie wkrótce, czasami z jeszcze większą siłą. Przedstaw jasny plan wdrażania zmian. To da Twoim ludziom pewność, że szefowie panują nad sytuacją i wierzą w powodzenie całego przedsięwzięcia.

4. PYTAJ LUDZI O ICH REAKCJE

Nie obawiaj się reakcji Twoich ludzi. Pamiętaj o tym, że wszystkie opisane postawy wobec zmiany są równoprawne i uzasadnione. Nic w tym złego, by w pierwszym odruchu przybrać postawę obserwatora, krytyka czy ofiary. Ważne natomiast, by nie pozostawać w niej zbyt długo, bo zabiera to energię i czas, opóźnia pozytywne skutki zmiany i wprowadza niepotrzebne zwątpienie. Ważne, byś pomógł swoim ludziom przejść do postawy nawigatora. Pozwól im zatem mówić wprost o swoich niepokojach, lękach i zastrzeżeniach. Możesz również opowiedzieć o swoich początkowych zastrzeżeniach i o tym, jak sobie z nimi poradziłeś, co Cię przekonało. Słuchaj uważnie, bądź dociekliwy. Pytaj milczących - część osób będzie bowiem ukrywać swoje reakcje. Pytaj również o sugestie, dotyczące przezwyciężenia przeszkód i trudności we wprowadzaniu zmian. Możesz się do nich od razu ustosunkować, możesz też wrócić do nich po przemyśleniu. Ważne, by nie zostawiać zastrzeżeń, pytań i sugestii bez odpowiedzi.

5. BĄDŹ PRZYKŁADEM

Pamiętaj o tym, że w takich sytuacjach oczy wszystkich zwrócone są na kierownictwo firmy. Nie uda Ci się przeprowadzić ludzi do postawy nawigatora, jeśli nie będziesz dla nich wzorem postępowania. Określcie zatem wspólnie z pozostałymi współpracownikami zakres obowiązków, które na Was spadną w związku z wprowadzeniem zmian. Pamiętajcie, by na bieżąco informować ludzi o kolejnych etapach wprowadzania zmian. Szukajcie obszarów, które wymagają usprawnień. Zwracajcie uwagę na umiejętności, które muszą opanować ludzie, by odnaleźć się w nowej sytuacji i pomagajcie im w tym. Zwróćcie uwagę na procedury, które obowiązywały w starym systemie pracy i mogą być już nieefektywne. Cały czas koncentrujcie się na rezultatach, które mają przynieść zmiany, a nie na przeszkodach i błędach, które będą się pojawiać. Koncentrujcie na tym również swoich ludzi. Bądźcie po prostu czujni i uważni, zmieniając się wraz ze zmianą.

PODSUMOWANIE

Dość często słyszymy od wielu ludzi biznesu, że jedyną niezmienną rzeczą we współczesnych organizacjach jest zmiana. Stwierdzenie to pada z ich ust zwykle z rezygnacją i smutkiem. Być może dlatego, że zmian tych jest tak bardzo wiele. Czasami przychodzi moment, gdy stwierdzamy, że to już za wiele. Pewna ilość zmian nas cieszy i z radością je wprowadzamy. Zbyt dużo powoduje frustrację. Zmiany stanowią z pewnością wyzwanie naszych czasów. Sami jako menedżerowie mamy ich czasami dosyć, a jeszcze musimy przeprowadzić przez nie naszych ludzi. To ogromna odpowiedzialność.
Pamiętajmy zatem, że wszystkie postawy wobec zmiany są w pełni uzasadnione. Dajmy sobie do nich prawo również jako menedżerowie. Ważne byśmy nie pozostawali jednak zbyt długo krytykami, ofiarami czy obserwatorami. Analiza konsekwencji nie wprowadzenia zmiany, skupienie się na pozytywnych rezultatach zmiany, koncentracja na tym, na co mamy wpływ, bez niepotrzebnej stary energii i czasu na to, co jest poza zasięgiem naszego wpływu, wiedza o ludzkich reakcjach i mówienie wprost o zmianach, które nas czekają pozwoli nam i naszym ludziom lepiej radzić sobie w świecie zmian i szybciej przechodzić do postawy nawigatora.

Z życzeniami mądrych zmian.

« Powrót