Między szefem, a zespołem
2004-09-02
Personel i zarządzanie
Katarzyna Kloskowska-Kustosz
„Mój zwierzchnik żąda natychmiastowego zwiększenia wydajności, grożąc, że w przeciwnym razie mnie zwolni. Często powtarza, że ludzi trzeba trzymać krótko. Z kolei ludzie z mojego zespołu, którym od niedawna kieruję, twierdzą, że nasz wspólny przełożony zarządza przez krzyk i nakazy, wykorzystując strach do manipulacji ludźmi i trzeba go po prostu „przetrzymać”. Normy są rzeczywiście trudno osiągalne, o czym wie również mój dyrektor. Jeśli więc będę po jego stronie, to zespół zacznie mnie sabotować. A jeśli wybiorę zespół, mogę stracić pracę. Co robić w tej sytuacji?”
Rola menedżera to bardzo trudna rola. Jest on bowiem zawieszony między oczekiwaniami swoich zwierzchników i udziałowców firmy a oczekiwaniami swoich ludzi. Na to nakładają się dodatkowo oczekiwania klientów. Udziałowcy/ zwierzchnicy dążą do uzyskania jak największej wydajności i jak największego zysku. Pracownicy w trosce o swoje interesy chcą pracować mniej i zarabiać więcej. Klienci chcą kupować jak najlepsze produkty po jak najmniejszej cenie...
Jak zatem radzić sobie w sytuacji tak wielu sprzecznych interesów?
Twoja rola i jej akceptacja
Przede wszystkim warto przyjrzeć się dokładnie swojej roli jako menedżera. Twoja rola to rola bezstronnego „języczka u wagi”, polega bowiem na umiejętnym utrzymywaniu balansu pomiędzy sprzecznymi oczekiwaniami. Oczekiwania te z założenia będą sprzeczne. Takie spojrzenie na zaistniałą sytuację pozwoli Ci na uniknięcie niepotrzebnej frustracji, związanej z brakiem stałej równowagi między oczekiwaniami różnych grup. Uzyskiwanie balansu jest niekończącym się procesem. Niestety nie będziesz mógł osiągnąć równowagi raz na zawsze i odpocząć po jej uzyskaniu. Balansowanie na tej wadze jest wpisane na stałe w Twoją menedżerską rolę. Wyraźne opowiedzenie się po jednej ze stron zaburzy równowagę, która jest warunkiem dobrej atmosfery pracy.
Sam musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy taka rola Ci odpowiada?
Jeśli jest to odpowiedź twierdząca, ważne będzie zatem, abyś, balansując między sprzecznymi oczekiwaniami stron, wypracował sobie własną strategię i korzystał z umiejętności, które pozwolą Ci na umiejętne poruszanie się na menedżerskiej huśtawce.
W sytuacji, w której się znalazłeś, warto już teraz przyjrzeć się swoim działaniom. Czy przypadkiem już w tej chwili nieświadomie nie opowiedziałeś się przeciwko szefowi, komentując wysokość i nierealność narzuconych wyników? Jeśli tak się stało – może to wzmacniać postawę zespołu, nastawioną raczej na „przetrzymanie” niż poszukiwanie sposobów uzyskania pożądanych wyników.
Twoje działania wobec szefa
Jeśli dostrzegasz, że oczekiwania stawiane przez szefa Tobie i Twojemu zespołowi są absolutnie nierealne, możesz (a nawet powinieneś) podjąć działania, których celem będzie ich urealnienie lub – jeśli okaże się, że zmiana celu nie jest możliwa – uzyskanie przynajmniej środków i zasobów do jego realizacji. Pomocnych może być tu kilka kroków, które zwiększą Twoje szanse w pozyskaniu szefa dla swoich propozycji.
1. Przygotuj się do rozmowy, planując optymalny sposób działania
Przed spotkaniem z szefem zastanów się, jakie wyniki Twój zespół jest w stanie osiągnąć. Zbierz dane, które będą potwierdzały Twoją propozycje. Pamiętaj, że cel ten ma być realistyczny, ale i ambitny, tak, by wystarczająco motywował Twoich ludzi. Może okazać się w trakcie rozmowy, że zmiana celu nie jest możliwa – przemyśl zatem, co będziesz chciał osiągnąć w takiej sytuacji – jaką propozycję przedstawisz. Twoje zadanie będzie w tym kroku polegać na tym, by przekonać Twojego rozmówcę, że Twoja propozycja jest zbieżna z jego potrzebami. Zaplanuj więc dokładnie, co chcesz osiągnąć, czyjego wsparcia potrzebujesz i jak zamierzasz zdobywać poparcie dla swoich pomysłów. Przed spotkaniem zdobądź informacje na temat indywidualnych potrzeb Twojego szefa – do nich właśnie będziesz się odwoływać, przedstawiając korzyści z Twojej propozycji.
2. Określ wspólną płaszczyznę interesów
Jeśli na początku rozmowy wykażesz swojemu rozmówcy, że łączy Was wspólny interes, chętniej będzie Cię słuchał. Jeśli nie dostrzeże swojego interesu w pomyśle , który chcesz mu przedstawić, najprawdopodobniej nie poświęci Ci należytej uwagi. Omów zatem problem, który dostrzegasz, koncentrując się na korzyściach, które przyniesie jego rozwiązanie, wszystkim zainteresowanym stronom.
3. Przedstaw dokładnie swoją propozycję, koncentrując się na korzyściach, które przyniesie
Przedstaw dokładnie swoją propozycję, koncentrując się na korzyściach, które przyniesie wprowadzenie jej w życie. Pamiętaj, by przedstawić korzyści dla firmy, Twojego szefa, Twojego zespołu i dla Ciebie. Uwzględnienie korzyści dla wszystkich zainteresowanych będzie dowodem na to, że Twoja propozycja jest dobrze, obiektywnie przemyślana i warta rozważenia.
4. Zapytaj wprost o opinię na temat Twojej propozycji i wyjaśniaj wątpliwości, które się pojawią
Nie pozostawiaj Twojej propozycji zawieszonej w próżni. Zapytaj rozmówcę o opinię i – jeśli tylko pojawią się jakiekolwiek zastrzeżenia czy wątpliwości – natychmiast staraj się je wyjaśnić. Możesz wprost zadać pytanie: „Co w mojej propozycji budzi wątpliwości?” Przed spotkaniem zastanów się, na jakie zastrzeżenia i wątpliwości możesz napotkać, aby jak najlepiej przygotować się do odpowiedzi na nie.
5. Dokładnie opisz, jakiej pomocy i wsparcia potrzebujesz
Pamiętaj, by wprost przedstawić swoją prośbę. Nie oczekuj, że szef się sam domyśli. Nie rób aluzji. Przemyśl dokładnie swoją prośbę, by była jasna i czytelna. Powiedz też, co Ty sam już zrobiłeś/zrobisz w celu realizacji zadania. Twoja proaktywność będzie dowodem Twojego zaangażowania, pokazując jednocześnie, że nie prezentujesz postawy roszczeniowej, ale już w tej chwili podejmujesz aktywne działania i podejmiesz je również w przyszłości.
6. Wspólnie z rozmówcą ustalcie plan dalszych działań
Jeśli udało Ci się przekonać rozmówcę do Twojej propozycji, możesz przystąpić do ustalenia dalszych kroków działania. Pamiętaj, by podziękować za poświęcony Ci czas i pomoc, nawet jeśli nie odpowiada ona wszystkim Twoim oczekiwaniom.
Uwaga
Może zdarzyć się tak, że mimo starannych przygotowań i świetnej propozycji spotkasz się z odmową wprowadzenia jej w życie. W takich sytuacjach staraj się nie zamykać furtki ostatecznie. Poproś o czas na zdobycie nowych danych, o spotkanie za jakiś czas, by jeszcze raz rozważyć Twoją propozycję... Być może następne spotkanie będzie skuteczniejsze.
Może być również tak, że uzyskasz kategoryczną odpowiedź odmowną na Twoje propozycje bez możliwości dalszych dyskusji. W takiej sytuacji Ty sam musisz podjąć decyzję: czy chcesz nadal uczestniczyć w realizacji stawianych Ci celów. Jeśli odpowiadasz twierdząco – skoncentruj się na szukaniu sposobów realizacji celu, a nie na jego sensowności. Koncentracja na tym, na co masz wpływ, pozwoli Ci na uniknięcie pułapki bezradności.
Twoje działania wobec zespołu
Niezależnie od tego, co udało Ci się uzyskać w rozmowie z szefem, musisz podjąć konkretne działania wobec swojego zespołu. Możesz wobec zespołu wykorzystać te same kroki, które realizowałeś w rozmowie z szefem, w ten sposób zachęcając zespół do podjęcia wyzwania.
Pamiętaj również o tym, że postawa krytyka czy ofiary w sytuacji wprowadzenia zmiany w dotychczasowych działaniach jest zupełnie naturalna. Przedstawiając zespołowi zadanie, które go czeka, możesz odwołać się do własnych myśli i odczuć, które pojawiły się w Tobie, gdy usłyszałeś o czekającym Was wyzwaniu. Pokaże to członkom zespołu, że ich reakcja jest zupełnie naturalna. Jest jednak jeden ważny warunek – mówisz o tym tylko wtedy, gdy sam już poradziłeś sobie z emocjami i myślami, charakterystycznymi dla postawy ofiary czy krytyka. Celem bowiem tego działania ma być pokazanie przez Ciebie, w jaki sposób pokonałeś drogę od postawy krytycznej i niechętnej do postawy nastawionej na działanie i szukanie sposobów realizacji celów.
Podsumowanie
Bycie dobrym i skutecznym menedżerem to wielkie wyzwanie, tym trudniejsze, że przychodzi nam balansować między sprzecznymi oczekiwaniami grup, z którymi współpracujemy. By ten balans utrzymywać, musimy mieć w sobie zgodę na pełnienie takiej roli oraz dysponować umiejętnościami, które uczynią to wyzwanie atrakcyjnym i przynoszącym satysfakcję zadaniem, a nie tylko drogą przez mękę. Im więcej takich umiejętności posiadamy, tym sprawniej i efektywniej możemy działać, ku satysfakcji zwierzchników, zespołów, którymi kierujemy oraz (a może przede wszystkim) ku naszej własnej.