Nie bój się szefa

1999-10-11

Szkolenia Pracownicze

Katarzyna Kloskowska-Kustosz

Działania w kategoriach wygrana-wygrana (część 2)

Co może zrobić zmagający się z nieefektywną procedurą pracownik, który wpadł na pomysł udoskonalenia towaru bądź usługi? Do jakich argumentów powinien się odwołać, gdy zaczyna potrzebować pomocy lub wsparcia? Odpowiedzi na te i inne pytania może dostarczyć szkolenie kształcące umiejętność działań w kategoriach wygrana-wygrana.

Podczas pierwszej części szkolenia uczestnicy zajęć zapoznają się z poszczególnymi krokami umiejętności działań w kategoriach wygrana-wygrana (patrz pierwsza część niniejszego artykułu pt. I wilk syty, i owca cała). Następnie w małych grupach ćwiczeniowych należy odegrać konkretne sytuacje wymagające oddziaływania na innych. Dzięki temu uczestnicy uzyskują informacje zwrotne pozwalające na wychwycenie popełnianych błędów i poprawienie ich. Niezwykle pomocne są też filmy wideo, ponieważ ilustrują nie tylko modelowe zastosowanie oczekiwanych umiejętności w praktyce, ale również najczęściej popełniane błędy.
W trakcie ćwiczeń szczególną uwagę należy zwrócić na pokonywanie trudności, które towarzyszą pracownikom próbującym pozyskać innych dla swoich pomysłów. Poniżej przedstawię kilka z tych, które pojawiają się najczęściej.

Straszny szef

Pracownicy zwykle nie mają kłopotów z zastosowaniem nowo nabytych umiejętności wobec osób zajmujących równorzędne stanowiska. Problemy pojawiają się wówczas, gdy muszą zastosować je wobec szefa. Wielu pracowników nie podejmuje w ogóle prób rozmowy z przełożonym, ponieważ z góry zakłada, że niczego ona nie zmieni.
Trudno oprzeć się wrażeniu, iż podwładni często demonizują swoich kierowników, zakładając, że nie lubią oni słuchać opinii innych niż ich własne. Tymczasem większość z uczestniczących w prowadzonych przeze mnie szkoleniach szefów podkreśla, że najcenniejsi dla nich i firmy są pracownicy, którzy potrafią zgłaszać swoje uwagi i promować własne pomysły.

Rada

Aby przezwyciężyć strach pracownika przed rozmową z szefem, należy podczas zajęć poświęcić szczególnie dużo uwagi krokowi pierwszemu działań w kategoriach wygrana-wygrana, czyli dokładnemu przygotowaniu i zaplanowaniu sposobu działania. Często bowiem takie rozmowy rozpoczynane są pod wpływem impulsu i pomysłodawca tak naprawdę nie wie, co chce osiągnąć. Oczywiście nawet najskrupulatniejsze przygotowanie się do rozmowy nie daje stuprocentowej gwarancji sukcesu, zwiększa jednak wyraźnie szanse wykazania się w oczach szefa profesjonalizmem, rzeczowością i konsekwencją. Uczestnicy powinni pokazać korzyści, jakie proponowane przez nich zmiany przyniosą nie tylko firmie i szefowi, ale także im samym. I jeszcze jedno. Pamiętajmy - jeśli nie podejmiemy wyzwania, nigdy nie poznamy wyniku, gdyż ryzyko to nieodłączny warunek rozwoju.

I znów te emocje...

Impulsywne reakcje, zdenerwowanie, poczucie zagrożenia są bez wątpienia złym doradcą. Warto więc nauczyć się, jak powstrzymywać negatywne emocje. Dobrym rozwiązaniem jest poprzedzenie treningu dotyczącego działań wygrana-wygrana szkoleniami uczącymi proaktywnego słuchania oraz przekazywania i przyjmowania konstruktywnych uwag. Bardzo pomocne są też treningi asertywności. Nierzadko bowiem zdarza się, że pomysł spotyka się z uwagami krytycznymi i dlatego dobrze, kiedy umie się je przyjmować. Przydaje się też umiejętność konstruktywnego przeprowadzania krytyki. Jednym słowem, umiejętności nabyte podczas tych szkoleń są doskonałą bazą do kształcenia skutecznego przekonywania.

Rada

Często zdarza się, iż podejmujemy próby oddziaływania na innych dopiero wtedy, gdy sytuacja staje się dla nas trudna do zniesienia. Wówczas oczywiście towarzyszą nam bardzo silne emocje. Nie warto więc czekać, aż staniemy się wulkanem negatywnych uczuć, a sytuacja stanie się podbramkowa.

Zgubna obawa

Osoby, które proszą innych o coś wykraczającego poza normalne oczekiwania, często odczuwają silną obawę, że ich prośba spotka się z odmową. Zdarza się, że z lęku przed rozczarowaniem nie proszą w ogóle o nic.

Rada

Sposobem na przełamanie tego typu obaw jest wypracowanie w człowieku postawy asertywnej, która zakłada, iż ma on prawo zarówno odmawiać, jak i prosić (oczywiście pod warunkiem, że takie samo prawo daje innym w stosunku do siebie). Akceptacja faktu, iż inni ludzie mają prawo odmówić naszej prośbie, pozwala dużo spokojniej, bez niepotrzebnych emocji reagować w podobnych sytuacjach.

Obawa przed odmową lub krytyką nie pozwala na dokładne poznanie opinii drugiej strony. Tymczasem zasięgnięcie opinii rozmówcy i wyjaśnienie jego wątpliwości jest niezbędnym krokiem działań w kategoriach wygrana-wygrana. Dlatego ważne jest zadbanie o to, by w trakcie ćwiczeń uczestnicy uzyskiwali informacje zwrotne od pozostałych osób. Muszą usłyszeć, jak czują się osoby przekonywane, którym rozmówca nie stwarza okazji wyrażenia w pełni swych wątpliwości. Należy uświadomić kursantom, że przekonywany musi mieć możliwość wyrażenia w trakcie rozmowy swoich wątpliwości. Pozwala mu to poczuć się ważnym i docenianym. Niestety praktyka wykazuje, że jest to najczęściej zapominany przez uczestników element skutecznego przekonywania.

Nie wychylaj się

Czasami można spotkać osoby, które nigdy nie podejmują działań mających na celu przekonanie innych do swoich pomysłów. Często tkwią one w niewygodnych układach lub poddają się istniejącym procedurom, nie podejmując żadnych prób zmiany niekorzystnej dla siebie sytuacji. Oczywiście towarzyszy temu - zwykle kuluarowe - narzekanie.
Przyczyn takiej postawy może być wiele. Wydaje się jednak, że głównym powodem jest znana z dawnej epoki i wciąż dająca o sobie znać - postawa niewychylania się. Ciągle pokutuje przekonanie, że lepiej siedzieć cicho i być niezauważanym, a wtedy ktoś inny rozwiąże problem za nas. Cena, którą przychodzi płacić za taką postawę, jest ogromna - niedocenienie w pracy, pomijanie w awansach, znudzenie i rutyna, niezadowolenie, nieustanny stres, groźba redukcji... Jeśli więc w kimkolwiek drzemią jeszcze choć śladowe pozostałości tej postawy, zalecam zrobienie rachunku zysków i strat. Jego wynik wydaje się być z góry przesądzony.

Praktyczne rady

• Scenki odgrywane przez uczestników zajęć powinny być przygotowywane przez nich na podstawie sytuacji z ich własnego życia zawodowego.
• Po odegraniu opracowanej wcześniej sytuacji z wybranym partnerem każdy z uczestników musi otrzymać informacje zwrotne od swojego partnera, obserwatorów i trenera. Powinny one dotyczyć sposobu przeprowadzenia rozmowy, popełnionych błędów oraz zawierać wskazówki, jak je poprawić.
• Uczestnicy zajęć muszą mówić szczerze o tym, co sprawia im trudność. Jest to pierwszy krok do sukcesu i jego absolutny warunek, ponieważ można pomóc im pokonać tylko te problemy, która sobie uświadomią. Zadaniem trenera jest uświadomienie kursantom, że wiele problemów tkwi w nich samych, w ich podejściu do sprawy i tylko oni sami możemy sobie z nimi poradzić.

« Powrót