Kierownik żąda efektów - co zrobić?
2004-09-01
Personel i zarządzanie
"Zwierzchnik
żąda natychmiastowego zwiększenia wydajności, grożąc, że w
przeciwnym razie mnie zwolni. Często powtarza, że ludzi trzeba
trzymać krótko. Z kolei pracownicy z mojego zespołu, którymi od
niedawna kieruję twierdzą, że nasz wspólny przełożony zarządza
przez krzyk i nakazy, wykorzystując strach do manipulacji ludźmi i
trzeba go po prostu przetrzymać. Normy są rzeczywiście trudno
osiągalne, o czym wie również mój kierownik. Jeśli więc będę
po jego stronie, to zespół zacznie mnie sabotować. A jeśli
wybiorę zespół, mogę stracić pracę. Co robić w tej sytuacji?"
Twoja rola, jako menedżera,
to rola bezstronnego języczka u wagi. Twoje zdanie polega bowiem na
umiejętnym utrzymywaniu balansu pomiędzy sprzecznymi oczekiwaniami.
Oczekiwania te, z założenia będą sprzeczne. Uzyskiwanie balansu
jest niekończącym się procesem. Niestety nie będziesz mógł
osiągnąć równowagi raz na zawsze i odpocząć po jej uzyskaniu.
Jeśli dostrzegasz, że stawiane przez szefa, Tobie i Twojemu zespołowi oczekiwania są absolutnie nierealne możesz, a nawet powinieneś podjąć działania, których celem będzie ich urealnienie lub jeśli okaże się, że zmiana celu nie jest możliwa - uzyskanie przynajmniej środków i zasobów do jego realizacji.
Twoje działania wobec szefa
Pomocnych może być tu kilka kroków, które zwiększą Twoje szanse w pozyskaniu szefa dla swoich propozycji.
Przygotuj się do rozmowy, planując optymalny sposób działania
Przed spotkaniem z szefem zastanów się, jakie wyniki Twój zespół jest w stanie osiągnąć. Zbierz dane, które będą potwierdzały Twoją propozycję. Pamiętaj, że cel ten ma być realistyczny, ale i ambitny, aby wystarczająco motywował Twoich ludzi. Może okazać się w trakcie rozmowy, że zmiana celu nie jest możliwa - przemyśl zatem, co będziesz chciał osiągnąć w takiej sytuacji - jaką propozycję przedstawisz. Powinieneś przekonać rozmówcę, że Twoja propozycja jest zbieżna z jego potrzebami. Zaplanuj więc dokładnie, co chcesz osiągnąć, czyjego wsparcia potrzebujesz i jak zamierzasz zdobywać poparcie dla swoich pomysłów.
Określ wspólną płaszczyznę interesów
Jeśli na początku rozmowy wykażesz swojemu rozmówcy, że łączy Was wspólny interes chętniej będzie Cię słuchał. Jeśli nie dostrzeże swojego interesu w pomyśle, który chcesz mu przedstawić, najprawdopodobniej nie poświęci Ci należytej uwagi.
Przedstaw dokładnie swoją propozycję, koncentrując się na korzyściach, które przyniesie
Pamiętaj, by przedstawić korzyści z wprowadzenia Twojej propozycji w życie, dla firmy, Twojego szefa, Twojego zespołu i dla Ciebie. Uwzględnienie korzyści dla wszystkich zainteresowanych będzie dowodem na to, że Twoja propozycja jest dobrze, obiektywnie przemyślana i warta rozważenia.
Zapytaj wprost o opinię na temat Twojej propozycji i wyjaśniaj wątpliwości, które się pojawią
Nie pozostawiaj Twojej propozycji zawieszonej w próżni. Zapytaj rozmówcę o opinię i jeśli tylko pojawią się jakiekolwiek zastrzeżenia czy wątpliwości - natychmiast staraj się je wyjaśnić. Możesz wprost zadać pytanie: "Co w mojej propozycji budzi wątpliwości?" Przed spotkaniem zastanów się, na jakie zastrzeżenia i wątpliwości możesz napotkać, aby jak najlepiej przygotować się do odpowiedzi na nie.
Dokładnie opisz, jakiej pomocy i wsparcia potrzebujesz
Pamiętaj, by wprost przedstawić swoją prośbę. Nie oczekuj, że szef się sam domyśli. Nie rób aluzji. Przemyśl dokładnie swoją prośbę, by była jasna i czytelna. Powiedz też, co Ty sam już zrobiłeś lub zrobisz, aby zrealizować zadania. Twoja proaktywność będzie dowodem Twojego zaangażowania, pokazując jednocześnie, że nie prezentujesz postawy roszczeniowej, ale już w tej chwili podejmujesz aktywne działania i podejmiesz je również w przyszłości.
Wspólnie z rozmówcą ustalcie plan dalszych działań
Jeśli udało Ci się przekonać rozmówcę do Twojej propozycji możesz przystąpić do ustalenia dalszych kroków działania. Pamiętaj, by podziękować za poświęcony Ci czas i pomoc, nawet jeśli nie odpowiada ona wszystkim Twoim oczekiwaniom.
Uwaga
Może zdarzyć się tak, że mimo starannych przygotowań i świetnej propozycji spotkasz się z odmową wprowadzenia Twojej propozycji jej w życie. W takich sytuacjach staraj się nie zamykać furtki ostatecznie. Poproś o czas na zdobycie nowych danych, o spotkanie za jakiś czas, by jeszcze raz rozważyć Twoją propozycję. Być może następne spotkanie będzie skuteczniejsze.
Twoje działania wobec zespołu
Niezależnie od tego, co udało Ci się uzyskać w rozmowie z szefem, musisz podjąć konkretne działania wobec swojego zespołu. Możesz wobec zespołu wykorzystać te same kroki, które realizowałeś w rozmowie z szefem, zachęcając w ten sposób zespół do podjęcia wyzwania.
Pamiętaj również o tym, że postawa krytyka czy ofiary w sytuacji wprowadzenia zmiany w dotychczasowych działaniach, jest zupełnie naturalna. Przedstawiając zespołowi zadanie, które go czeka możesz odwołać się do własnych myśli i odczuć, które pojawiły się w Tobie, gdy usłyszałeś o czekającym Was wyzwaniu. Pokaże to członkom zespołu, że ich reakcja jest zupełnie naturalna. Jest jednak jeden ważny warunek - mówisz o tym, tylko wtedy, gdy sam już poradziłeś sobie z emocjami i myślami, charakterystycznymi dla postawy ofiary czy krytyka. Celem bowiem tego działania ma być pokazanie przez Ciebie, w jaki sposób pokonałeś drogę od postawy krytycznej i niechętnej do postawy nastawionej na działanie i szukanie sposobów realizacji celów.
Zgoda na balans
Bycie dobrym i skutecznym menedżerem to wielkie wyzwanie, tym trudniejsze, że przychodzi nam balansować między sprzecznymi oczekiwaniami grup, z którymi współpracujemy. By ten balans utrzymywać, musimy mieć w sobie zgodę na pełnienie takiej roli oraz dysponować umiejętnościami, które uczynią to wyzwanie atrakcyjnym i przynoszącym satysfakcję zadaniem, a nie tylko drogą przez mękę. Im więcej takich umiejętności posiadamy tym sprawniej i efektywniej możemy działać, ku satysfakcji zwierzchników, zespołów, którymi kierujemy oraz (a może przede wszystkim) ku naszej własnej.