Napięte terminy, czyli jak kierować zespołem, który musi pracować pod presją czasu
2004-03-01
Personel i zarządzanie
Katarzyna Kloskowska-Kustosz
"Zespół,
którym kieruję, ma przed sobą bardzo trudne zadanie, które
dodatkowo musi zostać wykonane w bardzo krótkim terminie. To
wydarzenie marketingowe, które ma się odbić szerokim echem
w mediach - taki cel postawiono przed nami i wszyscy na nas
liczą. Czuję się wyróżniona, a jednocześnie trochę
przerażona. Nie możemy sobie pozwolić na wpadkę. Czeka mnie
wkrótce spotkanie z zespołem, w czasie którego mam
przekazać współpracownikom zadania. Bardzo zależy mi na tym,
by nie popełnić błędów. O czym szczególnie powinnam pamiętać,
przekazując zadania i omawiając postępy prac?"
Wykonanie
zadań "na wczoraj" to powszechne wyzwanie naszych czasów.
Zna je każdy z nas. Można oczywiście ponarzekać
na niesprawiedliwość losu, ale można też skupić się
na zadaniu, które ma być wykonane - i właśnie skupienie się
na zadaniu będzie w tym przypadku podstawą sukcesu. Nie
będzie to łatwe, ale jest z pewnością możliwe.
Pamiętaj
Od
początku włącz do pracy wszystkich, którzy powinni być
w nią włączeni. Zanim przedstawisz zadania do wykonania,
przemyśl je starannie i zrób plan działania. Będziesz
musiała jak najdokładniej przedstawić, co ma być zrobione, przez
kogo, kiedy i dlaczego
Twój plan musi zawierać kolejne
kroki działania i zadania dla każdego członka zespołu.
Pamiętaj, by był on jasny i przejrzysty - będzie przecież
czytany przez osoby, które nie znają jeszcze szczegółów
projektu. Planując przydzielanie zadań dla poszczególnych członków
zespołu zastanów się, czy zaplanowany przydział zadań (ich
rodzaj i zakres) nie doprowadzi do pogorszenia się
kontaktów między członkami zespołu lub niepotrzebnych konfliktów
i pretensji. Masz mało czasu, warto więc przemyśleć ten
aspekt dokładnie, zanim przystąpisz do zakomunikowania
zespołowi swojej decyzji.
Kiedy będziesz przedstawiać
zadania, zachęcaj innych do zadawania pytań wyjaśniających
i sprawdzających. To ułatwi członkom zespołu zrozumienie
tego, co mają zrobić. Również i ty możesz zadawać takie
pytania, by sprawdzić, na ile cię zrozumiano. Prośba
o powtórzenie własnymi słowami tego, co należy zrobić,
skierowana do każdego z członków zespołu, pozwoli ci
upewnić się, że zostałaś właściwie zrozumiana. Pamiętaj
o tym, by wydrukować egzemplarze zadań dla każdego członka
zespołu, tak by każdy z was miał je przed oczyma podczas
wspólnego omawiania zadań. Przy szczególnie skomplikowanych
zadaniach możesz również (dla jeszcze większej pewności)
poprosić, by twój pracownik przedstawił na piśmie opis
konkretnych działań do każdego etapu swojego zadania.
Przygotowanie takiego dokumentu, "wymusi" dokładne
przemyślenie przez pracownika każdego działania, pozwalając
w czasie kolejnych spotkań łatwo zorientować się w postępach
prac.
Pamiętaj
Już
na początku warto ustalić daty cyklicznych spotkań, podczas
których omawiane będą postępy prac. Spotkania te mogą stać się
też okazją do stosowania konstruktywnej krytyki.
Przedstawianie
jej członkom zespołu nie należy uważać za czynność
czasochłonną. Należy jednak pamiętać, aby krytyka zawierała
zarówno aspekty pozytywne wykonywanych działań, jak i negatywne,
które natychmiast należy wyeliminować. Udzielenie pełnej
informacji zwrotnej umożliwia osiągnięcie lepszych wyników.
Dostrzeganie także pozytywnych aspektów w działaniach zespołu
przyczyni się do podtrzymania zapału zespołu. Utrzymanie
wysokiego morale, przejawiającego się stałym, wysokim
zaangażowaniem, jest ogromnym wyzwaniem, a równocześnie
niezbędnym czynnikiem w przypadku ludzi realizujących zadania
pod presją czasu.
Nieuchronnym zjawiskiem pracy zespołowej
będą oczywiście różnice zdań. Wówczas można zachować się
na dwa sposoby. Po nazwaniu różnic można przystąpić
do szukania wzajemnie akceptowalnych rozwiązań lub przerwać
dyskusję informując, jaka decyzja została podjęta przez szefa
i dlaczego.
Zawsze w tej sytuacji konieczne
będzie bardzo szczegółowe rozważenie tego, czy chcesz i czy
możesz sobie pozwolić na omówienie rozbieżności, które
pojawiają się w trakcie pracy (pamiętając o ograniczeniach
czasowych). Czasami omawianie różnicy zdań może spowodować
zatrzymanie pracy, czasami może zająć więcej czasu, niż można
na to poświęcić. Nieraz trzeba będzie podejmować szybkie
decyzje i przerywać rozmowę, informując, jaka decyzja została
podjęta. Na jej podjęcie powinna wpłynąć ocena szefa i jego
wiedza dotycząca konkretnej sytuacji. Przy podjęciu decyzji
o przerwaniu dyskusji należy pamiętać, aby nie ignorować
istotnych kwestii tylko i wyłącznie dla oszczędzenia czasu.
Takie ważne sprawy będą bowiem nadal wypływały, póki się ich
nie rozwiąże - bez względu na to, czy będzie to pasowało
do harmonogramu, czy też nie.
Pamiętaj
Aby
zapobiec nieporozumieniom i błędom, pamiętaj, aby każde
spotkanie zespołu kończyło się podsumowaniem ustaleń i wniosków
- najlepiej pisemnym. Takie podsumowanie zwiększy pewność szefa
i pozostałych członków zespołu, że każdy wie, co ma być
zrobione i kto ma to wykonać. Oczywiście w trakcie
spotkań, jeśli tylko nadarzy się okazja, szef powinien chwalić
członków zespołu za dobrze i terminowo wykonane zadania. Na
to nigdy nie powinno zabraknąć czasu.
Kiedy już plan
zostanie osiągnięty, zamknijcie ten projekt wspólnym świętowaniem
sukcesu. Wspólna kolacja w restauracji, wyjazd za miasto lub,
przy ograniczonych środkach finansowych, dobre ciasto upieczone
przez szefa, będzie miłym akcentem tego przedsięwzięcia. Nagroda
należy się wszystkim.