Katarzyna Kloskowska-Kustosz / Rozmowa oceniająca, czyli jak najlepiej wykorzystać formalny proces oceny pracy

Rozmowa oceniająca, czyli jak najlepiej wykorzystać formalny proces oceny pracy

2004-05-01

Personel i Zarządzanie

Katarzyna Kloskowska-Kustosz

„Wkrótce czeka mnie przeprowadzenie ocen pracy z moimi podwładnymi. Przeprowadza się je w mojej organizacji od dwóch lat, ale z tego, co zdążyłem się zorientować, wynika, że nie ma jednego spójnego standardu ich przeprowadzania. Oczywiście są jakieś ogólne wytyczne, ale każdy z menedżerów radzi sobie sam, w oparciu o własne, lepsze lub gorsze doświadczenia. Nie chciałbym wyważać otwartych drzwi i tworzyć kolejnego sposobu. Wolałbym skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań. O czym zatem powinienem pamiętać i na co zwrócić uwagę, by było to dla obu stron pozytywne i rozwijające doświadczenie?"

Ocena pracy stanowić może ważne narzędzie w rękach menedżera, wciąż jednak jest rzadko wykorzystywana, a w wielu organizacjach ogranicza się do wypełniania tabelek i formularzy, koncentrując się na "ilościowym" spojrzeniu na pracę.
Warto spojrzeć na rozmowę oceniającą jako na jedną z niewielu okazji, kiedy zarówno menedżer, jak i pracownik mogą liczyć na pełną wzajemną uwagę, rozmawiając o sprawach, które mają znaczenie dla obu stron. O czym zatem warto pamiętać w czasie tej szczególnej rozmowie?

SZTUKA PRZYGOTOWANIA

Aby rozmowa oceniająca mogła stać się naprawdę ważnym i znaczącym wydarzeniem, obie strony muszą się do niej wcześniej dokładnie przygotować. To moment na przemyślenie tego, co wydarzyło się w okresie, który będzie oceniany, jak i moment na zastanowienie się, co musi lub mogłoby ulec zmianie w przyszłości.
Zanim zatem spotkasz się z osobą ocenianą przedstaw jej wcześniej cel rozmowy i oczekiwania. Określ jasno i precyzyjnie zagadnienia, które Twój pracownik ma uwzględnić w ramach samooceny. Może być to spojrzenie na obowiązki, sukcesy, porażki, kompetencje i umiejętności, wsparcie ze strony organizacji i przełożonych... Przygotuj sobie wcześniej listę pytań, na które chciałbyś uzyskać odpowiedzi. Możesz również poprosić swojego pracownika o zebranie informacji zwrotnych od klientów i/lub współpracowników na temat jego pracy. Ty sam również powinieneś przygotować się do takiej rozmowy. Przejrzyj wszelkie dane ilościowe osiągniętych przez daną osobę wyników pracy, przejrzyj wszelkie informacje o pracy danej osoby, które udało Ci się zebrać w trakcie ocenianego okresu. Jeśli nie zbierałeś takich danych zacznij to robić - przydadzą się do następnej rozmowy. Przypomnij sobie i zanotuj konkretne sytuacje, w których oceniana osoba była szczególnie skuteczna, albo też szczególnie nieskuteczna w odniesieniu do celów i obowiązków. Określ jej wiedzę i umiejętności, zarówno te, które posiada, jak i te, które powinna według Ciebie posiąść, by lepiej wykonywać swoje obowiązki.
Pamiętaj, by w czasie rozmowy skoncentrować się na kilku najważniejszych kwestiach / obowiązkach / umiejętnościach / dziedzinach wymagających poprawy. Określ priorytety, na których Twój pracownik ma szczególnie się skoncentrować. Zbyt wiele tematów, uwag i sugestii może wprowadzić niepotrzebne zamieszanie, odciągając od kwestii naprawdę istotnych. Pamiętaj, by w czasie rozmowy opierać się na konkretnych danych, a nie na zasłyszanych, trudnych do potwierdzenia opiniach.

PRZEBIEG ROZMOWY

1. Jasno określ cel i rezultat rozmowy.
UWAGA:
W części firm rozmowa oceniająca połączona jest z przyznawaniem podwyżek lub klasyfikacją pracowników. Dla pracowników jest to tak ważny temat, że trudno im się czasami skupić na czymś innym. Jeśli zależy Ci na solidnym omówieniu z pracownikiem jakości jego pracy, możesz ustalić, że temat podwyżek i klasyfikacji zostanie omówiony przy innej okazji lub też, jeśli zdecydujesz się na omawianie obu tych kwestii jednocześnie, pamiętaj, by jasno określić moment, w którym temat ten przedyskutujecie.
2. Przedstaw plan rozmowy, pamiętając, by zacząć od samooceny pracownika, przedstawienia własnej, a następnie wspólnego ustalenia działań do zrealizowania.

UWAGA

Wielu menedżerów zapomina o kolejności działań w rozmowach oceniających i coachingowych, przedstawiając na początku swoją opinię i natychmiast prezentując rozwiązanie. Rozmowa szybko przeobraża się wówczas w wychowawczą pogadankę, nie przynoszącą oczekiwanych efektów. Pamiętajmy, że to bardzo ważne, by najpierw zapytać pracownika o jego widzenie sytuacji. Uczy to odpowiedzialności, krytycznego spojrzenia na swoją pracę, samodzielności w szukaniu rozwiązań... Poza tym jako ludzie znacznie bardziej cenimy sobie rozwiązania, do których dochodzimy sami, niż te, które są nam narzucone. Nasza motywacja do ich wdrażania w życie rośnie, jeśli sami jesteśmy ich autorami. Pamiętajmy zatem, by dać naszym pracownikom okazję do krytycznej samooceny i samodzielnego szukania rozwiązań, a nasza szansa na posiadanie zmotywowanych i samodzielnie rozwiązujących pojawiające się problemy pracowników, znacznie wzrosną.

3. Poproś rozmówcę o przedstawienie samooceny
W czasie jej przedstawiania przez pracownika słuchaj uważnie. Rób notatki i dopytuj, by w pełni zrozumieć tę samoocenę. Nie komentuj. Komentarze przedstawisz w trakcie Twojej oceny, gdy pracownik skończy swoją wypowiedź.

4. Przedstaw własną ocenę pracy Twojego pracownika
Przedstawiając swoją opinię pamiętaj, by koncentrować się na kilku najważniejszych kwestiach, które wybrałeś przygotowując się do rozmowy. Zacznij od tematów, co do których jesteście zgodni, a następnie przejdź do omawiania rozbieżności.

UWAGA

W czasie rozmowy oceniającej mogą pojawić się rozbieżności między Twoją i pracownika oceną jego pracy. Nazywaj je i omawiaj wprost, pamiętając przy tym, by:

trzymać się faktów,
poruszać tylko kwestie priorytetowe z punktu widzenia wykonywanej pracy,
nie poruszać nieistotnych rozbieżności,
odnosić się do celów i strategii firmy,
być otwartym i gotowym do rewizji swojej opinii,
jeśli będzie Ci się to wydawało uzasadnione,
jeśli dyskusja utknie w martwym punkcie, umów się na następne spotkanie.

UWAGA

Jeśli mieliście zwyczaj na bieżąco omawiania ważnych i trudnych spraw, nie powinno być większych niespodzianek w trakcie takiej rozmowy. Jeśli nie miałeś zwyczaju omawiania trudności na bieżąco, ważne, byś wprowadził ten zwyczaj już teraz. Możesz wykorzystać rozmowę oceniającą do wprowadzenia takiego zwyczaju do codziennych Waszych kontaktów.

5. Razem określcie dalsze działania
Być może Twój pracownik będzie już miał konstruktywne pomysły na dalsze działania rozwojowe. W tej sytuacji pozostanie Ci tylko ucieszyć się z jego odpowiedzialności i potwierdzić ustalenia. Ty sam możesz pomyśleć o tym, jakiego typu szkolenia mogą być mu pomocne, jakie nowe obowiązki lub ciekawe zadania można mu powierzyć, jak Ty bądź organizacja możecie udzielić mu wsparcia, jak określić lub zrewidować przyszłe cele pracownika.

6. Podsumujcie ustalenie
Aby żaden z ważnych punktów Waszej rozmowy nie został pominięty pamiętaj o podsumowaniu rozmowy. Jeszcze lepiej będzie jeśli poprosisz pracownika o takie podsumowanie. Jeśli jesteś zadowolony z pracy swojego pracownika nie zapomnij o wyrażeniu uznania za dotychczasową pracę i zachęty do dalszego rozwoju.

PODSUMOWANIE

Przebieg rozmowy oceniającej jest konsekwencją tego, co działo się wcześniej w organizacji oraz Waszych osobistych relacji szef - podwładny. Jeśli zatem chcesz, by rozmowy oceniające stały się budującym i motywującym narzędziem i doświadczeniem, warto pamiętać o trzech absolutnych ich warunkach:

są one zorientowane na współpracę,
obie strony są do nich przygotowane,
w ciągu roku na bieżąco omawiane są wyniki pracy.

Back