Zaprezentować tak, by przekonać, czyli rzecz o skutecznej prezentacji
2004-08-01
Personel i Zarządzanie
Katarzyna Kloskowska-Kustosz
„W zeszłym tygodniu zostałem poinformowany przez prezesa, że mam przygotować prezentację dla członków zarządu naszej firmy. Nie znoszę prezentacji. Zawsze bardzo się przed nimi denerwuję, a na dodatek mam przekonać wszystkich do zainwestowania w nowy system informatyczny i wiem, że będzie to bardzo, bardzo trudne zadanie. Mam ochotę się „rozchorować”, by uniknąć tej wątpliwej przyjemności. Obawiam się jednak, że to sprawa nieunikniona i muszę zabrać się do przygotowań. Spodziewam się dużego sceptycyzmu i wielu zastrzeżeń. Poproszę o kilka wskazówek, jak najlepiej przygotować tego typu prezentację i radzić sobie ze sceptycznymi uwagami odbiorców”
Gdy słyszymy: „chciałbym, żebyś przeprowadził prezentację” i nie różnimy się zbytnio od większości ludzi, to perspektywa ta napawa, choćby w niewielkim stopniu, niepokojem i obawą. Nie będę poświęcać zbyt wiele uwagi emocjonalnym zawirowaniom, postaram się natomiast udzielić kilku wskazówek dotyczącej struktury samej prezentacji.
Faktem jest, że czeka Cię wystąpienie przed ludźmi, którzy mogą, ale nie muszą interesować się tym, co masz do powiedzenia. Jakie zatem informacje powinieneś uwzględnić? Jak się zachować, gdy przewidujesz, ze spotkasz się ze sceptycyzmem Twoich słuchaczy? Jak sprawić, by zaakceptowano Twoje koncepcje?
Rodzaje prezentacji
Wśród różnego rodzaju prezentacji warto wspomnieć w tym przypadku o trzech. Jednym z rodzajów prezentacji jest prezentacja nastawiona na mówcę. To prezentacja, w której liczy się przede wszystkim styl wystąpienia. Prezenter stara się zrobić „show”, z wyszukanymi i efektownymi pomocami wizualnymi, dużą ilością anegdot i barwnych opowieści. To prezentacje, które są często zabawne i przyjemne, ale równie często zdarza się, że po ich zakończeniu, poza odczuciem, że było fajnie, niewiele więcej pamiętamy. Czasami niezrozumiały pozostaje również związek tego, co słyszymy, z naszym interesem i potrzebami.
Czasami bierzemy udział w prezentacjach nastawionych na treść, w czasie których mówca stara się przekazać tak dużo informacji, jak to tylko możliwe w określonym czasie. Tak ogromna koncentracja na treści często powoduje znudzenie słuchaczy, którzy stają przed wyzwaniem zapamiętania i zrozumienia zbyt wielu informacji, czasami nieistotnych, czasami bardzo skomplikowanych.
I wreszcie ostatni typ prezentacji, najskuteczniejszy w sytuacji, gdy chcemy pozyskać naszych słuchaczy, to prezentacja nastawiona na słuchacza. Prezentacje te oczywiście mają swój styl i przekazują możliwie dużo informacji, ale podstawowym zadaniem mówcy jest zdobycie pewności, że to, co mówi, dociera do słuchaczy. Przewidując konkretne potrzeby i interes słuchaczy, zwiększamy prawdopodobieństwo, że nie tylko wysłuchają prezentacji, ale również zaakceptują koncepcje, które im przedstawiamy. To z pewnością prezentacja, która będzie najlepszym rozwiązaniem w przypadku opisanym wyżej.
Kilka zasad, o których musisz pamiętać
- Staranny wybór zagadnienia
Jeśli już jasno określiłeś cel prezentacji i wiesz, co chcesz osiągnąć w jej wyniku, przystąp do wyboru zagadnień. Pomocne będą tu pytania, na które warto sobie odpowiedzieć:
- - Które obszary są ważne dla mnie osobiście?
- - Które z nich są istotne z punktu widzenia celu prezentacji?
- - Które z nich są ważne dla słuchaczy?
Odpowiedzi na te pytania wyznaczą zagadnienia, wokół których koncentrować się będzie prezentacja.
- Korzyści i potrzeby słuchaczy
Dobra prezentacja koncentruje się na potrzebach słuchaczy, a przedstawiane informacje prezentowane są w postaci korzyści dla nich. Jeśli umiesz przedstawić informacje w formie korzyści, które zaspokoją potrzeby słuchaczy, i potrafisz je przekonywująco przekazać, Twoja prezentacja będzie sukcesem. Przygotowując się do prezentacji pomyśl o systemie, który masz zaprezentować, zastanawiając się nad jego najważniejszymi parametrami i cechami, a następnie spróbuj do każdej z tych cech dopasować korzyść, z niej wynikającą dla słuchaczy i firmy.
W myśleniu o korzyściach pomocna może być próba przeanalizowania potrzeb słuchaczy. Mówiąc o korzyściach możesz nawiązywać zarówno do potrzeb zawodowych, jak i osobistych Twoich słuchaczy. Zastanów się zatem, co będzie dla nich najważniejsze:
- potrzeby finansowe – konieczność utrzymania lub polepszenia wyników finansowych firmy, kontrola kosztów?
- potrzeba bycia efektywniejszym, w odniesieniu do prowadzonej działalności?
- potrzeba prestiżu, związana z koniecznością utrzymywania lub polepszania wizerunku i wiarygodności firmy?
A może korzyści z wdrożenia nowego systemu wiążą się z jakimiś z potrzeb osobistych Twoich słuchaczy, takich, jak:
- potrzeba władzy przejawiająca się chęcią sprawowania kontroli nad ludźmi i sytuacjami,
- potrzeba osiągnięć – osiągnąć wyniki szybko i dobrze,
- potrzeba uznania, związana z byciem szanowanym, podziwianym i godnym zaufania,
- potrzeba porządku – jasno zdefiniowane procesy, usystematyzowane podejście,
- potrzeba bezpieczeństwa, przejawiająca się dążeniem do unikania ryzyka oraz porównywania kosztów i korzyści przed podjęciem zobowiązania
- potrzeba przynależności – być częścią grupy, nawiązywać i utrzymywać kontakty.
Warto przyjrzeć się swoim słuchaczom, warto zebrać o nich informacje, by łatwiej było Ci odpowiedzieć na pytanie, co dla nich jest ważne. A następnie warto na produkt, który zaprezentujesz, spojrzeć oczami Twoich słuchaczy i cały czas, zarówno przygotowując się do prezentacji, jak i prezentując, zadawać sobie pytanie: „Co oni będą z tego mieli?”.
- Skuteczne zakończenie
Jeśli zastosowałeś wskazówki powyżej i udało Ci się wzbudzić zainteresowanie i entuzjazm Twoich słuchaczy, warto pójść za ciosem i zakończyć prezentację podjęciem przez Twoich słuchaczy zobowiązania. Przypomnij zatem na zakończenie najistotniejsze informacje i wynikające z nich korzyści, a następnie zaapeluj o podjęcie zobowiązania. Ma być to apel asertywny i przedstawiony wprost, ale nie nazbyt natarczywy i napastliwy. Na przykład:
„Zaprezentowałem Państwu, że nowy system jest w stanie pomóc nam osiągnąć niezależność i samowystarczalność, do której dążymy jako firma. Teraz chciałbym uzyskać Waszą zgodę na zakup systemu i określenie konkretnego terminu uruchomienia pierwszej fazy wdrażania systemu.”
- Sceptycyzm słuchaczy
Aby przygotować się na ewentualny sceptycyzm słuchaczy, po przygotowaniu prezentacji będziesz musiał przejrzeć ją raz jeszcze. Zastanów się, które z informacji mogą wzbudzić uwagi sceptyczne i upewnij się, czy na pewno przedstawiasz je poprawnie. Skuteczna prezentacja to taka prezentacja, w której przewidziałeś nastawienie słuchaczy oraz przygotowałeś wyjaśniające odpowiedzi, zanim dane nastawienie zostało ujawnione. Nie zawsze jednak będziesz w stanie przewidzieć wszystkie nastawienia. Warto więc nauczyć się kilku sposobów radzenia sobie z nimi.
Gdy odkryjesz sceptyczne nastawienie swoich słuchaczy, po omówieniu korzyści i szczegółów przedstaw dowody wspierające, aby wzmocnić tezy swojej wypowiedzi,. Pamiętaj, by nie oburzać się na sceptyczne uwagi i przyjmować je spokojnie. To nie jest atak na Ciebie. Najczęściej sceptycyzm ujawnia się w formie pytań. Gdy usłyszysz takie pytanie, postaraj się je jak najdokładniej zrozumieć, rozwijając je i uściślając. Następnie dla potwierdzenia swojej tezy rozwiń daną korzyść, przedstaw fakty i jeśli tylko to możliwe podeprzyj się posiadanymi dowodami.
Jeśli zdarzy się, że któryś ze słuchaczy przedstawi wyraźnie niekorzystną ocenę któregoś z prezentowanych przez Ciebie parametrów systemu, sparafrazuj pytanie, okazując w ten sposób troskę o jego odczucia, a następnie podkreśl inne korzyści systemu, które wcześniej przedstawiłeś i które zostały zaakceptowane.
Podsumowanie
Obawa przed prezentacją jest bardzo powszechnym zjawiskiem. Niepokój towarzyszy nawet najbardziej doświadczonym mówcom. Dobre przygotowanie i przemyślenie prezentacji pozwala go zminimalizować i lepiej sobie z nim radzić, a przecież o to właśnie chodzi. Naszym celem nie ma być absolutne wyeliminowanie niepokoju, ale skuteczne radzenie sobie z nim i skuteczne działanie mimo jego towarzystwa.